Guía · Gastos
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Anotá lo que gastás en el momento, en dos toques, y mirá cuánto se te va por mes. Sin cuadernos.
Esto es lo primero. En ⚙ Configurar cargá a quién le comprás: nombre, qué te vende (rubro), teléfono y, importante, el alias o CBU para transferirle. Si le ponés el rubro, después el gasto se carga casi solo. El formulario está arriba de todo en la pestaña 🚚 Proveedores, antes de la lista.
Igual no hace falta preparar nada de antemano: cuando estés cargando un gasto y el proveedor no esté, lo das de alta ahí mismo con ➕ Proveedor nuevo (o buscándolo por nombre: si no existe, te ofrece crearlo). Ver el paso 4 de acá abajo.
La primera vez ya vienen las típicas (Mercadería, Sueldos, Servicios, Alquiler, Impuestos, Mantenimiento, Otros). En ⚙ Configurar agregás las tuyas. De cada una elegís si es Del día a día (mercadería, insumos: lo que va al plato) o Fija del mes (alquiler, sueldos, impuestos). Eso es lo que después arma los dos números grandes del resumen.
¿Comprás algo grande (un camión, una máquina, una obra)? Creá la categoría (ej. Inversión) y tocale el 🏗️ del chip. Se carga como cualquier gasto, con su proveedor y su cheque, pero no resta del resultado del mes: sale aparte, porque es plata que sale una sola vez y compararla contra lo que vendiste este mes no te dice nada.
Y no hace falta que te acuerdes. Cuando cargues un gasto que nombra algo que dura (un horno, una butaca, una mesada, un cartel) y sea de los grandes del mes, en la lista te va a aparecer al lado del monto el chip 🏗️ ¿inversión?. Tocalo y el gasto pasa solo a un rubro de inversión (si no tenés ninguno, te lo crea) y deja de restar del resultado del mes. Si no era una inversión, ignoralo: es una pregunta, no hace nada por su cuenta.
Los que pagás siempre (ej: "Luz", "Verdulería") dejalos como botón de acceso rápido: nombre y categoría. Guardan el último monto para cargarlos de un toque. Los agregás desde ⚙ Configurar o, más a mano, con el ➕ Nuevo que está al final de la fila "Pagos de siempre", en la misma pantalla de Gastos.
Arranca por ahí: una grilla con tus proveedores (arriba hay buscador si tenés muchos). Tocá el que corresponda. Si ese proveedor ya tiene rubro cargado, el rubro se completa solo y ni ves las categorías. Si no lo tiene, te las muestra para que elijas.
Los proveedores salen ordenados por los que más usás, así los de todos los días te quedan arriba. En el resto del módulo (rubros, botones rápidos, listas de Configurar) todo va por orden alfabético.
Si tenés muchos cargados, la grilla muestra los 12 que más usás y el resto queda en "Ver los otros…", para no tener que pasar cuarenta botones antes de llegar al monto. Igual están todos: escribí el nombre en el buscador y aparece, esté donde esté.
Al elegir el proveedor, el monto aparece con el importe de la última vez. Es una ayuda, no un dato: fijate de corregirlo con lo que dice la boleta de hoy. Después ponés el concepto (opcional) y la fecha (por defecto, hoy).
Antes de guardar tenés que elegir "✓ Ya lo pagué" o "🕓 Queda a pagar". Siempre pregunta y nunca viene con una opción puesta de fábrica (tampoco en los botones rápidos), así no se te cuela un gasto mal marcado. Lo que queda a pagar se va solo a Cuentas por pagar.
Si decís que ya lo pagaste, te pregunta con qué: 💵 efectivo, 🏦 transferencia o 🧾 cheque. Con cheque, cargalo ahí mismo: no hace falta ir a anotarlo aparte. Mirá el punto 8.
Se carga en el momento, sin salir de la pantalla. Debajo de la grilla tenés ➕ Proveedor nuevo; y si lo estabas buscando por nombre, el buscador mismo te ofrece ➕ Agregar "lo que escribiste". Se abre un cuadro chico: nombre, qué te vende (opcional, pero si lo ponés el próximo gasto sale de un toque) y, si querés, el alias o CBU y el teléfono. Tocás Agregar y cargar el gasto y volvés justo donde estabas, con el proveedor elegido y el monto listo para escribir.
Si ese nombre ya existía (incluso si lo habías sacado de la lista) no se duplica: se reusa el que ya tenías, así el reporte por proveedor no se parte en dos.
Si el gasto no es de ningún proveedor (una compra suelta, un arreglo), tocá ➕ Otro gasto (sin proveedor), que está al lado de "Proveedor nuevo", y elegí la categoría a mano. Y si el rubro que necesitás no está, tocá ➕ Nueva en la grilla: la creás ahí mismo sin perder lo que estabas cargando.
Si cargaste un gasto de un proveedor que estaba sin rubro, al guardar te pregunta si siempre te vende eso. Decís que sí y queda puesto: la próxima vez que lo elijas, el rubro ya viene solo. Si le decís que no, no te vuelve a preguntar por ese proveedor.
Entrá a ⚙ Configurar → 📷 Lector de facturas con IA, tildá "Usar el lector" y ponele un tope por mes en dólares. Si no lo prendés, al sacar la foto te va a decir que no está activado.
Alrededor de 5 centavos de dólar por boleta: con US$ 5 por mes leés cerca de 100 boletas. Si llegás al tope, el lector deja de leer hasta el mes que viene y seguís cargando los gastos a mano, como siempre. En esa misma pantalla ves cuántas leíste y cuánto llevás gastado.
Tocá "📷 Sacale una foto a la boleta" y apuntá al comprobante (también sirve un PDF). En unos segundos te muestra el proveedor, cada producto con cantidad y precio, el IVA si viene discriminado y el total.
Corregí lo que haga falta tocando cualquier campo, elegí la categoría (si no está, en el mismo desplegable tenés ➕ Crear categoría nueva… y no perdés la boleta), contestá si ya la pagaste o queda a pagar y guardá. Si el proveedor es nuevo, se crea solo; si ya lo tenés, lo reconoce por CUIT o nombre. La foto queda guardada como comprobante.
¿Primera vez? En Gastos, en la tarjeta de WhatsApp, tocá 🧭 Guiame paso a paso: te dice qué hacer y te avisa cuando la foto llegó, qué te contestó el bot y cuándo el gasto quedó cargado.
No hace falta abrir el panel: le mandás la foto de la boleta al WhatsApp de Aval.ar, el +54 9 264 574-7678, y se carga sola acá. Sin foto también: escribile “pagué 10.000 de luz”. El bot te contesta lo que leyó.
La primera vez hay que habilitar tu número. En Gastos, arriba, está el recuadro “📱 Cargá tus gastos por WhatsApp”: ponés tu número, tocás Habilitar mi WhatsApp y después Mandar el código, que abre WhatsApp con el mensaje ALTA y el código ya escrito. Lo mandás desde tu celular, el bot te contesta “✅ Listo” y queda andando. El recuadro lo ve solo el dueño.
En la lista de movimientos del mes, tocá el gasto que querés cambiar. Podés corregir el monto, la fecha, el rubro, el concepto, el número del comprobante y si ya está pagado o queda a pagar.
El número (el de la factura o el de la transferencia) lo lee la IA de la boleta, así que se puede haber equivocado: está arriba de todo y se edita como cualquier otro campo. Si la boleta no traía número, ponelo vos: después podés buscar el gasto por ese número en la lista.
Apenas tocás "✓ Ya lo pagué" aparece "¿Con qué lo pagaste?". Elegís efectivo, transferencia o cheque, y si es cheque lo cargás en el momento (punto 8). En la lista de movimientos vas a ver el medio al lado del gasto, así respondés de un vistazo "a este le di un cheque".
La fecha de pago es el día que lo marcás, no la de la boleta: una factura fechada para el mes que viene ya no queda "pagada en el futuro".
Arriba de todo está "A quién le compraste". Si cargaste el gasto como Otro gasto y después te acordás de quién fue, elegilo acá, o tocá "➕ Agregar un proveedor nuevo…" y lo das de alta en el momento, con el mismo cuadro de siempre (nombre, qué te vende y el alias). Es importante: un gasto sin proveedor no aparece agrupado en Cuentas por pagar.
Al lado del proveedor te aparece su alias o CBU con un botón copiar, listo para pegar en el homebanking. Si todavía no lo tiene cargado, tocá "💳 poner el alias" y queda guardado para siempre.
Si ese gasto se cargó con una foto, desde ahí mismo ves la boleta y el detalle de renglones que leyó la IA. Ideal para chequear un precio sin revolver papeles.
Y si la IA leyó mal un precio o una cantidad, tocá ✏️ Corregir: cada renglón se vuelve editable (producto, cantidad, precio por unidad e importe), podés sacar un renglón con la ✕ o sumar uno con ＋ Agregar renglón. Cantidad por precio calcula el importe solo; si la boleta trae un descuento, corregí el importe a mano. Abajo ves cuánto suman los renglones contra el monto del gasto, y con un toque usás esa suma como monto. Conviene dejarlos bien: el reporte 📈 Precios de tus insumos compara estos precios entre compras.
Si esa boleta no tiene renglones guardados, te lo dice y tenés ＋ Cargarlos a mano.
Cuando cargás un gasto mandándole la foto al WhatsApp, el bot te contesta lo que leyó y termina con un enlace: "Esto es lo que leí de la foto. Si algo está mal (la categoría, el proveedor, lo que sea) lo corregís acá". Ese enlace abre esa boleta, no la lista del mes: entrás y ya estás en el gasto, con la foto al lado.
Si el celular te pide entrar con tu usuario y después elegir la empresa, no perdés el camino: cuando terminás, se abre igual la boleta que te mandó el bot.
Y si la IA no supo elegir la categoría, el bot te lo avisa en ese mismo mensaje ("La categoría no la supe elegir"). Ponésela vos ahí: es el dato que después arma los números por rubro.
Arriba ves de qué gasto es: monto, fecha, proveedor y rubro, y si está 🕓 a pagar. Tocá la foto para agrandarla a tamaño real y leer los números chicos: agrandada, la movés con el dedo (o arrastrándola con el mouse) para recorrer toda la boleta; tocala de nuevo para volver.
El 📷 está en la lista de movimientos, adentro del gasto cuando lo abrís para corregirlo, y en cada boleta de 💳 Por pagar.
Pasa siempre con lo que queda a pagar: primero entra la factura, y días después mandás por WhatsApp el comprobante de la transferencia. El bot marca esa factura como pagada y no la pisa (perderla sería peor), así que el gasto termina con los dos papeles.
Arriba del comprobante te aparecen entonces dos botones: Factura A y Comprobante de pago, cada uno con su fecha. Tocás el que querés ver, y 📲 Enviar manda ese, no el otro. Si el gasto tiene un solo papel no aparece nada: se ve como siempre.
Abajo te espera el mensaje ya escrito para ese proveedor, con el monto y la fecha. Cambiale lo que quieras y tocá 📲 Enviar el comprobante.
Desde el celular se abre WhatsApp con el archivo adjunto y el mensaje puesto: solo elegís el chat. El chat lo elegís vos porque el comprobante sale de tu WhatsApp: que es como tiene que ser: si un comprobante de plata le llega de un número desconocido, el proveedor lo lee como estafa.
Desde la computadora WhatsApp no deja adjuntar por link. Entonces te bajamos el archivo y te abrimos el chat con el mensaje escrito: la foto la arrastrás vos al chat.
Te aparece "📞 Cargar el WhatsApp de…" ahí mismo. Lo ponés una vez y queda guardado en su ficha para todas las próximas.
Arriba a la derecha, el botón 💳 Por pagar tiene un globito rojo con cuántas boletas debés. Adentro está todo lo pendiente agrupado por proveedor, con su alias/CBU (botón copiar) y su teléfono, y podés ver la foto de cada boleta. Si una boleta quedó mal cargada (el monto, la fecha, el proveedor), tocá el ✏️ de esa boleta: se abre el mismo cuadro de corregir el gasto y, al guardar, la lista se actualiza sola.
¿Al proveedor le falta el alias o el teléfono? Ahí mismo te aparecen los botones "💳 Poner el alias para transferirle" y "📞 Poner el teléfono": los cargás en el momento, sin ir a Configurar, y quedan guardados.
Tildá las boletas que saldás en una misma transferencia (ves el subtotal) y tocá "✓ Marcar pagadas". Te va a pedir que confirmes con el monto a la vista, porque desde ahí no se puede deshacer: si te equivocaste, tenés que corregir el gasto uno por uno.
Después te pregunta con qué pagaste. Si fue un cheque, lo cargás ahí mismo y todas las boletas de ese pago quedan atadas a ese cheque: mirá el punto 8.
Al marcarlas pagadas te ofrece abrirle el chat con el mensaje ya escrito. Ese comprobante de la transferencia está en tu celular y no en el sistema, así que lo adjuntás vos.
Distinto es el comprobante que ya está cargado en el gasto: ese sale con el archivo adjunto desde el 📷: mirá el punto 5.
Cuando le mandás por WhatsApp el comprobante de una transferencia y ya tenías ese gasto 🕓 a pagar (mismo proveedor, mismo monto), el bot no carga uno nuevo: marca ese como pagado y le pega el comprobante. Te contesta "Ese gasto ya estaba cargado a pagar, así que no lo dupliqué".
No te toca el rubro ni el monto que habías puesto vos: lo que hace es completarle lo que le faltaba. No vayas después a marcarlo como pagado a mano: ya está.
El caso de todas las semanas: tenías dos o tres boletas del mismo proveedor 🕓 a pagar y le hiciste una sola transferencia por la suma. El bot lo reconoce, marca esas boletas como pagadas y el comprobante del pago no vuelve a sumar, porque esa plata ya está contada en las boletas.
En la lista del mes ese pago tiene su propia tarjeta, con la etiqueta 💸 pago: la fecha en que transferiste, el importe, y abajo el detalle de las boletas que canceló, una por una con su fecha y su monto. Abajo de todo dice "No suma al mes: esta plata ya está contada en esas boletas", así que no hay que adivinar por qué el total no se movió. Y cada boleta, de su lado, avisa en el pago del 24/08.
Si el bot se equivocó y ese pago era otra cosa, tocá ↩ Separar: las boletas vuelven a quedar a pagar y el pago vuelve a contar como un gasto más del mes. Las dos puntas se mueven juntas, así los números nunca quedan a medio camino.
El bot mira el número del comprobante: si ese mismo ya está cargado por ese mismo monto, te avisa "Ese comprobante ya estaba cargado" y no lo repite.
¿Y si el comprobante no tiene número? Pasa seguido: los de Mercado Pago traen número de operación, pero muchas transferencias del banco no. Ahí el bot no puede saber si es el mismo pago o dos distintos, así que lo carga igual y te lo dice: "Ojo: ya tenías otro gasto igual: $X a Fulano con fecha …". Si sobra uno, lo borrás vos.
Al pasar un gasto a "✓ Ya lo pagué" (desde el gasto o desde 💳 Por pagar), si hay otro por el mismo monto al mismo proveedor que ya está pagado, te lo muestra antes de seguir, y te dice si ese otro lo cargó el bot. Si es el mismo pago, cancelá y borrá el que sobra: te queda uno solo.
En la lista del mes, los que parecen cargados dos veces salen con un ⚠️ ¿repetido? al lado del monto, y arriba de todo un cartel te dice cuánta plata estarías contando de más. Abrí cada uno, fijate si es el mismo pago y borrá el que sobre.
Se marcan solo los muy parecidos: mismo proveedor, mismo monto, menos de 3 días de diferencia y al menos uno cargado por el bot. Si a un proveedor le pagás todas las semanas lo mismo, eso no se marca.
Pasa cuando el orden se da vuelta: pagás una factura y recién la cargás quince días después, o la factura entró como ya pagada y su comprobante llega más tarde. En los dos casos quedan dos gastos por la misma plata, y en el momento de cargar no había con qué cruzarlos.
Por eso ahora el cruce se hace cada vez que abrís Gastos, no solo al cargar el papel. Si una transferencia y una factura del mismo proveedor son el mismo importe, arriba de la lista aparece un cartel que dice cuánta plata estarías contando de más y nombra los dos papeles con su fecha y su número. Con Unirlos, la factura queda pagada y la transferencia deja de sumar (pasa a ser la tarjeta 💸 pago del paso 2).
Solo se marca cuando no hay dudas: la factura tiene que ser un papel leído de verdad, con su número y su detalle, y tiene que haber un solo candidato. Si a un proveedor le pagás siempre el mismo importe, eso no se marca.
Cuando cargás un gasto como "✓ Ya lo pagué" a un proveedor que tiene una factura a pagar por un monto parecido (hasta $1.000 o el 1% de diferencia, porque el efectivo se redondea), antes de guardar te pregunta "¿Es el pago de esta factura?" y te muestra su monto, su fecha y su número.
Con "Sí, es el pago de esa factura" no se carga un gasto nuevo: esa factura queda pagada con el medio y la fecha que elegís, y si fue en efectivo sale del cajón del turno abierto. Con "No, es otra compra" se carga como siempre y la factura sigue a pagar. Si hay dos facturas parecidas, no pregunta nada, porque no adivina cuál es.
Pasa en los tres lugares: al cargar el gasto, al corregirlo y al marcar boletas en 💳 Por pagar. Se abre "El cheque de este pago" con dos caminos.
Ponés a favor de quién, el banco, el N° de cheque y, lo importante, cuándo se debita. Tildá e-Cheq si es electrónico. Con eso el cheque queda cargado solo: no vayas a anotarlo otra vez en Transporte.
Te muestra tus cheques en cartera. Si elegís uno que te dio un cliente, queda endosado a ese proveedor y sale de tus cheques a cobrar. Si elegís uno propio que ya habías cargado, se engancha a este gasto en vez de duplicarlo.
El gasto queda pagado el día que entregás el cheque, aunque se cobre a 30 días: ya le diste la forma de pago al proveedor. El cheque, en cambio, queda pendiente hasta que se debita del banco. Son dos cosas distintas y las dos están bien.
Con las flechas ‹ › te movés de mes. Arriba ves el total y dos números grandes: Del día a día (mercadería, insumos, gas) y Fijos del mes (alquiler, sueldos, impuestos). Abajo, el detalle categoría por categoría. Para verlo abierto por grupos y por proveedor, andá al 📊 Reporte.
Sobre la lista de movimientos tenés un buscador (escribí el nombre del proveedor, el concepto, la categoría o el número de factura) y un filtro Todos · 🕓 A pagar · ✓ Pagados. Perfecto para responder rápido "¿esto ya lo pagué?".
Para la pregunta de todos los días ("¿cuántas veces le pagué a este? ¿dónde está el comprobante para mandárselo?") tocá el total del mes para desplegarlo, elegí Por proveedor y tocá su nombre. Se abre su ficha: todos sus pagos, de todos los meses, agrupados mes por mes, con cuántos le pagaste y cuánta plata, y aparte lo que le debés.
Cada movimiento trae su 📷: lo tocás y se abre el comprobante con el mensaje ya escrito para mandárselo por WhatsApp (el paso 5 de esta guía). Los que no tienen comprobante lo dicen.
Se llega igual desde otros dos lados: eligiendo el proveedor arriba para cargarle un gasto (botón 📋 Sus pagos), y filtrando la lista por ese proveedor (ahí te ofrece ver todos los meses, porque la lista es siempre de un mes solo).
Arriba a la derecha del módulo (o desde Reportes en el menú del panel). Elegís hoy, esta semana, este mes, 3, 6 o 12 meses, o un rango a dedo con el calendario. Arriba ves lo que va este mes (con la flecha de si venís gastando más o menos), el mes pasado y lo que tenés a pagar.
No es una lista larga de rubros mezclados: son 8 grupos y adentro se abre todo. Tocás un grupo y ves los rubros; tocás un rubro y ves a quién le pagaste; tocás un proveedor y ves los pagos uno por uno.
Los grupos son siempre los mismos: 🥩 Mercadería (lo que va al plato), 👥 Personal, 🧽 Día a día (limpieza, mantenimiento), 💡 Servicios (luz, gas, agua, internet), 🏠 Local (alquiler, expensas), 📣 Vender (comisiones, publicidad), 🏛️ Impuestos y administración y 🏦 Financieros. Están ordenados de lo que podés cambiar mañana a lo que no podés tocar en un año.
📦 Si comprás para revender (ropa, kiosco, mayorista), abajo de los grupos el reporte te aclara algo importante: la mercadería no es plata perdida. Sale de la caja, sí, pero lo que todavía no vendiste sigue siendo tuyo, y se vuelve costo recién cuando sale por la puerta. Si comprás temporada en marzo y la vendés hasta agosto, leerlo como gasto te muestra un marzo con una pérdida enorme y un junio con una ganancia que no existe. Cuánta plata tenés parada en el local lo ves en el Reporte de Stock.
Arriba de todo aparece el 🔑 costo primo = mercadería + personal. Es la medida que usa la gastronomía en todo el mundo: si te pasa del 65% de las ventas, ahí está tu problema de rentabilidad, no en otro lado. Cuando el sistema tenga tus ventas cargadas, te muestra el porcentaje solo y en color.
Andá a ⚙ Configurar → Categorías: ahí las ves ordenadas por grupo. Tocá ⇄ en la que esté mal y elegí el grupo que corresponde. El reporte se reacomoda solo.
Si cargás boletas con la foto, el bloque "Para tu contador" junta el neto gravado, el IVA crédito fiscal y las percepciones del período. Los gastos cargados a mano sin factura no discriminan IVA.
Al final del reporte, la caja "Precios de tus insumos" compara el último precio contra el anterior de cada cosa que comprás, mirando los últimos 90 días (siempre 90, elijas el período que elijas arriba: la evolución de un precio necesita ventana larga). En rojo lo que subió, en verde lo que bajó, con las dos fechas y los dos precios.
⚠️ Solo puede seguir lo que aparece con precio por unidad en el detalle de una boleta y que compraste al menos dos veces: cuantas más boletas con renglones cargues (acá con la foto, o mandándoselas al bot de WhatsApp) más precios sigue. El bot además te avisa en el momento, al cargar la boleta, si algo de esa compra subió o bajó contra la vez anterior.
Todo lo que gastás, ordenado y a mano. Cualquier duda, escribinos.